급여명세서를 근로자에게 전달 해야하는 이유, 미교부 불이익

안녕하세요.

세무법인청년들과 함께하는 아이퀘스트입니다.

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​오늘은 급여명세서 교부 의무에 대해 안내드리겠습니다.

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급여명세서

급여명세서란 급여의 구성항목과 계산방법, 공제내역 등을 명시해둔 서류로, 사용자는 근로자에게 급여를 지급하는 때에 반드시 급여명세서를 교부하여야 합니다. 급여명세서는 서면으로 교부하거나 전자문서로 교부할 수 있으며, 교부 의무를 준수하지 않는 사업주에게는 근로기준법에 따라 과태료가 부과됩니다.

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급여명세서에는 필요적 기재사항으로 급여의 구성항목이나 계산 방법, 공제내역 등을 기재하여야 합니다. 다만 현행 법상 급여명세서의 형식은 별도로 규정되어 있지 않기 때문에, 필수 기재사항이 포함된 문서를 작성 및 교부하는 것이라면 괜찮습니다. 이에 따라 사용자는 컴퓨터 등을 활용하여 임금명세서를 작성할 수도 있으며, 수기로 임금명세서를 작성하는 것도 가능합니다. 또한 사내 전산망에 급여명세서를 올리고, 근로자가 개별적 로그인하여 자유롭게 열람하고 출력할 수 있는 경우에도 급여명세서를 올바르게 교부한 것으로 보므로 참고하여 업무하시기 바랍니다.

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사업주가 근로자에게 급여명세서를 교부할 때, 가장 중요한 것은 명세서에 기재사항을 모두 올바르게 기재하였는지 여부입니다. 이러한 사항을 누락하거나 사실과 다르게 기재하여 교부하는 경우에는 500만원 이하의 과태료가 부과되고, 임금체불 등의 분쟁 등이 발생할 수 있으므로 유의하여 업무하셔야 합니다.

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급여명세서 교부 의무

사업주는 근로자에게 임금을 지급할 때 급여의 구성항목과 계산 방법, 공제내역 등이 상세히 명시되어 있는 급여명세서를 전달하여야 합니다. 급여명세서에는 근로자 개인을 확실히 구분할 수 있는 정보와 급여 지급 내용, 계산 방법, 구성 항목 등을 올바르게 기재하여야 하며, 이러한 사항이 누락되거나 사실과 다르게 기재된 경우에는 과태료가 부과됩니다.

사업주는 서면 또는 전자문서 등으로 급여명세서를 작성하여야 하며, 근로자가 쉽게 확인할 수 있는 방법으로 전달하여야 합니다.

급여명세서는 꼭 특별한 형식이 아니더라도 작성 및 교부가 가능합니다. 따라서 문서 등으로 전달이 어려운 경우에는 이메일이나 문자, 카카오톡 등을 통해서라도 전달이 가능합니다. 다만 다음과 같은 필요적 기재사항을 반드시 작성 및 전달할 수 있도록 유의하시기 바랍니다.

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① 성명, 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보

- 근로자를 특정할 수 있다면 성명만을 기재하는 것도 가능

- 다만, 동명이인이 있을 수 있으므로 성명 외에도 생년월일, 사원번호, 부서 등을 기재하여 근로자를 특정하는 것이 바람직

- 근로자를 특정하는 정보에 관한 근로기준법 시행령 규정은 예시적 규정이므로 사업장에서 자율적으로 기재사항을 정할 수 있음

② 임금지급일

- 근로기준법 제43조제2항에 의거 사용자는 근로자에게 임금을 매월 1회 이상 일정한 날짜를 정하여 지급해야 함(정기불 원칙)

- 임금지급일은 특별히 정한 바가 없다면 정기지급일을 말하며, 불가피하게 정기지급일에 임금을 지급하지 못하더라도 임금총액 등에 대하여 노사간 다툼이 발생하지 않도록 가급적 정기지급일에 임금명세서를 교부하는 것이 바람직

③ 임금 총액

- 근로소득세 등 공제 이전 임금총액을 기재해야 하며, 근로소득세, 사회보험료 근로자부담분 등을 공제한 경우에는 공제 후 실지급액을 함께 기재하는 것이 바람직

④ 임금의 구성항목별 금액

- 기본급과 각종수당(연장‧야간‧휴일근로수당, 가족수당, 식대, 직책수당 등), 상여금, 성과금 등 임금을 구성하는 모든 항목을 포함해야 하며, 그 금액도 기재해야 함 (근로자별로 지급되는 임금항목이 다를 경우 근로자별로 해당 임금항목만 기재 가능)

⑤ 임금의 구성항목별 계산방법

- 임금의 구성항목별 금액이 어떻게 산출되었는지 산출식 또는 산출방법을 작성하되, 근로자가 바로 알 수 있도록 구체적인 수치가 포함된 산출식을 적거나 지급요건을 기재하는 것이 바람직

- 임금 구성항목별 계산방법은 임금명세서에 별도로 작성란을 마련하여 기재할 수도 있고, 해당 임금항목란에 그 계산방법을 기재하더라도 무방함

- 연장‧야간‧휴일 근로를 하는 경우 추가된 근로시간에 대한 임금 이외에 가산수당이 발생하므로, 실제 연장‧야간‧휴일 근로시간 수를 포함하여 계산방법을 작성

⑥ 공제 항목별 금액과 총액 등 공제내역

- 근로기준법에 따라 임금의 일부를 공제한 경우 그 항목과 금액을 기재 (근로소득세, 사회보험료 근로자부담분, 노동조합 조합비 등)

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미교부 불이익

근로자에게 급여명세서를 미교부하는 경우에는 500만원 이하의 과태료가 부과됩니다. 또한 근로자에게 급여명세서를 전달하였으나 임금 총액이나 임금 계산방법 등 필요적 기재사항을 누락하였거나 사실과 다르게 기재한 경우에도 과태료가 부과되므로 업무시 유의하시기 바랍니다.

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특히 급여명세서를 올바르게 작성 및 교부하지 않는 경우에는 임금을 둘러싼 노사 간 분쟁이 발생할 수 있으므로, 근로자에게 급여명세서가 제대로 전달 될 수 있도록 업무에 참고하시기 바랍니다.

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✅ 급여명세서를 근로자에게 전달하지 않은 경우

✅ 임금총액, 계산방법 등 필수 기재사항을 누락한 경우

✅ 공제 항목별 금액과 총액 등 공제내역 등을 사실과 다르게 기재한 경우

→ 사업주에게 500만원 이하의 과태료 부과

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