기부금 관리와 영수증 발급, 이렇게 하면 쉽게 할 수 있어요!

비영리법인 후원자들이 연말정산과 종합소득세, 법인세 신고에서 기부금 세금 공제를 받으려면 증빙서류로 ‘기부금 영수증’이 있어야 해요.

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기부금 영수증은 기부자의 성명, 주민등록번호 및 주소, 기부 금액 등이 포함된 기부자별 발급명세서로 발급 기관은 발급한 날로부터 5년간 보관하고 있어야 하죠.

 

그런데 혹시 기부금을 받을 때마다 일일이 후원자에게 수기로 발급하고 계시나요?

매번 홈택스에 번거롭게 일일이 후원자 정보를 입력하고 계셨나요?

 

비영리법인/단체 입장에서는 당연히 후원자가 많아지면 많아질수록 좋지만 그만큼 후원금 업무는 더욱 어려워질 수밖에 없어요. 특히 기부금 영수증은 절세에 꼭 필요한 증빙이어서 꼭 실수 없이 처리해야 해요.

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오늘은 기부금 관리와 영수증 발급 업무를 체계적으로 관리하고, 보다 간편하게 처리하는 방법을 알아볼게요!

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1. 기부금 후원자로부터 자동이체 동의를 받으세요

 

후원자 입장에서는 매번 일일이 비영리법인⋅단체 계좌에 기부금을 입금하는 게 여간 번거로운 일이 아니에요. 본업이 바쁘다 보면 기부금을 내는 것도 깜빡할 수 있어요.

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비영리법인⋅단체는 대부분 기부금만으로 운영되기 때문에, 이렇게 기부금을 아쉽게 놓치면 재정 운영이 불안정해질 수밖에 없어요.

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여기서 필요한 게 바로 ‘기부금 자동이체’예요. 후원자로부터 기부금 자동이체 동의를 받으면 정기적으로 기부금을 받을 수 있는데요.

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후원자는 편리하게 납부할 수 있고, 비영리법인⋅단체는 입금 내역을 수작업으로 확인할 필요가 없어서 효율적이면서 안정적으로 재정을 운영할 수 있어요.

비영리법인⋅단체 전문 ERP [얼마에요 비영리] 기부금 자동이체 등록

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기부금 자동이체 동의를 받을 때 담당자가 주의해야 할 점들이 있어요.

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1. 자동이체의 금액, 주기, 시작일 등을 명확히 설명해야 해요.
2. 기부자의 개인정보 수집 및 이용에 대한 동의를 반드시 받아야 해요.
3. 자동이체 해지 방법도 함께 안내해 주세요.
4. 자동이체 동의서는 별도의 서류로 받아 보관해야 해요.

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후원자의 이름, 주민등록번호, 연락처 등 기본 정보를 정확히 수집해야 기부금 영수증을 발급할 때 오류를 줄일 수 있는데요.

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자동이체 동의 서식에는 다음과 같은 정보가 포함되어야 해요.

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1. 후원자의 인적 사항(이름, 주민등록번호, 연락처 등)
2. 계좌 정보 및 자동이체 동의 문구
3. 후원 금액 및 이체 날짜
4. 개인정보 수집 및 이용 동의 문구 등 처리방침
5. 자동이체 해지 방법 안내
6. 후원자 서명란

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이렇게 자동이체 동의를 받아두면, 기부금 영수증 발급 업무도 훨씬 수월해질 거예요.

비영리법인⋅단체 전문 ERP [얼마에요 비영리] 기부금 이체 확인 화면

비영리법인⋅단체 전문 ERP [얼마에요 비영리] 기부금 이체 확인 화면

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[얼마에요 비영리]에서는 기부금 자동이체를 설정한 후원자로부터 기부금이 입금되면, 해당 후원자의 정보가 그대로 기부금 납입 대장에 등록됩니다.

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‘후원자별납부조회’에서 기부금 납입 내역을 확인할 수 있고 바로 기부금 영수증도 발급할 수 있어요.

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2. 전자기부금영수증을 발급하세요

 

기부금 영수증 발급을 수작업으로 처리하다 보면 시간이 오래 걸리고 실수도 발생하기 쉬워요. ERP 솔루션으로 영수증을 관리할 수 있지만, 해당 업무에 들어가는 시간과 비용도 무시할 수는 없죠.

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그래서 국세청에서는 비영리법인⋅단체의 행정 편의성을 높이고 기부금을 투명하게 관리할 수 있게 ‘전자 기부금 영수증’ 제도를 도입했어요.

이미지 출처 : 홈택스

전자 기부금 영수증 제도는 홈택스를 통해 후원자가 기부금 영수증을 전자로 발급받을 수 있는 시스템을 말해요.

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비영리법인⋅단체가 국세청 홈택스에 기부금 납부 정보를 등록하면 후원자는 홈택스에서 전자 기부금 영수증을 발급받을 수 있어요.

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전자 기부금 영수증 발급처리 순서

1. 후원자 기부
2. 비영리법인⋅단체가 기부 내역 확인
3. 홈택스에 후원자 정보를 등록 및 입력하여 전자 기부금 영수증 발급(중복여부 검증)
4. 후원자가 홈택스에서 전자기부금영수증 수령

비영리법인⋅단체 전문 ERP [얼마에요 비영리] 기부금영수증 발급 기능

비영리법인⋅단체가 전자 기부금 영수증을 발급하면 영수증 발급과 관리 비용을 크게 절감할 수 있어요. 투명성도 확보되어서 비영리법인⋅단체에 대한 신뢰도도 향상됩니다.

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무엇보다 전자 기부금 영수증 발급분에 대해서는 기부자별 발급명세 등 법정서식 작성·보관·제출 의무가 면제됩니다.

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전자 기부금 영수증 제도를 활용하여 정기적으로 영수증을 발급하면 기부금 업무 편의성을 훨씬 높일 수 있을 거예요.

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3. 기부금 사용 내역을 정확하게 기록해야 해요

 

기부금 영수증 발급만큼 중요한 게 바로 투명한 기부금 사용 내역 관리입니다.

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이는 단순히 영수증 발급만을 위해서가 아니라, 투명한 기부금 관리와 신뢰성 있는 단체임을 보여주기 위해서도 매우 중요해요.

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만약 비영리법인⋅단체가 법적 요건에 맞게 회계 자료를 관리하지 않고 예산을 엉망진창으로 사용하면, 과태료를 물거나 세금 감면 혜택을 잃을 수 있어요. 더 나아가 후원자들의 신뢰를 잃어 비영리법인⋅단체 존속이 어려울 수도 있습니다.

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아마 적지 않은 비영리법인⋅단체가 비용이 부담되거나 손에 익지 않아서 엑셀을 사용하고 있을 텐데요. 회계와 예산을 수기로 관리하는 것은 좋은 방법이 아니에요.

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비영리법인⋅단체 전용 경리회계 솔루션이나 ERP 솔루션을 도입하면 기부금과 예산 지출 내역을 실시간으로 기록하고 재무제표나 결산자료와 같은 회계자료까지 만들 수 있어요.

비영리법인⋅단체 전문 ERP [얼마에요 비영리] 은행 및 카드 거래내역 기록

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비영리법인⋅단체 전문 ERP [얼마에요 비영리] 은행 및 카드 거래내역 기록

비영리법인⋅단체 전문 ERP [얼마에요 비영리] 은행 및 카드 거래내역 기록

아이퀘스트의 비영리 전문 ERP 솔루션인 [얼마에요 비영리]에서는 비영리법인⋅단체 전용 카드와 계좌를 입력하면 수입과 지출 내역을 자동으로 기록할 수 있어요.

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수익사업을 병행한다면 고유목적사업과 수익사업으로 구분하여 회계 기록도 가능합니다. 당연히 세금계산서 발급도 가능하며, 비영리법인⋅단체에서 일하는 근로자들의 급여도 지급할 수 있어요.

가장 중요한 건 역시 기부금 관리겠죠. [얼마에요 비영리]는 ‘후원자관리 CMS’ 기능으로 기부금 자동이체와 후원자 납부 내역, 기부금 수입/지출 내역, 기부금 영수증 발급까지 한번에 관리할 수 있어요.

 

 

비영리법인⋅단체 전문 ERP [얼마에요 비영리] 결산자료 입력 화면

 

이렇게 비영리법인⋅단체 전용 ERP 솔루션으로 회계 자료를 기록하면서, 매 분기 또는 매년 기부금 사용 내역을 정리해 보고서를 작성하여 후원자들에게 공유하면 단체의 신뢰도를 높이고, 후원자와 긍정적인 관계를 형성하는 데 큰 도움이 될 겁니다.

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지금까지 기부금 관리와 영수증 발급 업무를 더욱 체계적으로 관리하는 방법에 관해 알아봤어요.

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처음에는 업무 시스템이 자리 잡는데 적지 않은 시간과 노력이 필요할 수 있어요. 하지만 장기적으로 봤을 때 여러분의 업무 효율을 크게 높여줄 수 있으니, 오늘 알려드린 방법들을 하나씩 적용해 보세요.

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