개인사업자가 안정적으로 사업을 영위하려면 무엇보다 절세 제도를 잘 활용해야 합니다. 정당한 범위 내에서 세금을 줄이면, 납세 의무는 다하면서 조금이라도 사업 자금을 더 모을 수 있어요.
직장인에게 연말정산이 있다면 개인사업자에게는 종합소득세가 있는데요, 개인사업자가 종합소득세 납부액을 줄이려면 경비 처리에 관해 잘 알고 있어야 합니다.
경비 처리가 무엇이고 어떤 지출이 경비로 인정되는지 알고 있으면 효과적으로 종합소득세를 줄일 수 있습니다.
이번 글에서는 [얼마경리]와 함께 개인사업자가 경비(비용) 처리를 인정받을 수 있는 항목에 관해 알아보도록 하겠습니다.
1. 개인사업자가 경비(비용)로 인정받을 수 있는 항목들
먼저 ‘경비’가 무엇인지 모르는 분들을 위해 경비의 정의부터 쉽게 알려드리도록 하겠습니다.
사전적 의미로 경비는 ‘사업을 경영하거나 운영하는 데 필요하거나 지출한 비용’을 뜻합니다. 예를 들어, 음식점을 원활히 운영하기 위해 아르바이트를 고용하는 것, 사무실 임차료와 공과금 등을 경비라고 할 수 있습니다.
그렇다면 경비(비용) 처리란 무엇일까요? 경비 처리란 ‘종합소득세 신고 시 사업과 관련하여 지출한 비용을 경비로 인정받는 것'입니다.
하지만 모든 지출이 경비(비용)으로 인정받는 것은 아닙니다. 소득세법 시행령 제55조에 경비로 인정받을 수 있는 지출 항목들이 자세히 나와 있는데요, 여기서 간략하게 알아보도록 하겠습니다.
- 인건비
- 영업장 관련 비용(임차료 및 공과금)
- 매입비용
- 차량 유지비(구입비, 리스비, 유지비)
- 접대비
- 경조사비
- 기부금
- 대출이자 비용
1) 인건비
임직원 급여나 퇴직금, 상여금, 각종 수당과 일용직 근로자의 임금 등 인건비로 지출된 비용을 경비 처리할 수 있습니다. 단, 개인사업자 본인의 급여는 경비 처리할 수 없으며, 원천징수 후 세금 신고 한 인건비만 경비 처리를 할 수 있습니다.
또한 퇴직금은 일시금 지급의 경우 근로자 퇴사 전까지는 경비 처리가 불가능하고, 퇴직연금에 가입했다면 연금에 지출한 금액에 대해서는 해당 연도에 경비로 처리할 수 있습니다.
2) 영업장 관련 비용(임차료 및 공과금)
매장이나 사무실 등 영업장에 지출되는 비용들도 경비로 인정받을 수 있습니다. 임차료는 세금계산서를 구비하면 경비 처리할 수 있고, 사업에 필요한 유무형 자산에 대한 임차료도 경비 처리할 수 있습니다.
또한 전기세나 수도세, 통신비 등 사업에 필요한 공과금도 경비 처리할 수 있습니다.
3) 매입비용
매입비용이란 사업에 필요한 재화의 매입에 지출된 비용과 외주가공비, 운송업의 운반비를 뜻하는데요, 매입비용도 경비로 인정받을 수 있습니다.
- 재화 매입비 : 상품, 제품, 재료 등 물건을 구매한 비용
- 외주가공비 : 판매할 제품/서비스의 생산과 건설, 가공을 위탁하거나 하도급하고 대가로 지출한 비용
- 운송업의 운송비 : 육상이나 해상, 항공운송업 등 운송업 사업자가 타인의 운송수단을 이용하고 대가로 지출한 비용
4) 차량 유지비(구입비, 리스비, 유지비)
업무용 차량에 들어가는 비용도 경비 처리할 수 있습니다. 차량 구입비나 리스비, 그리고 주유비와 보험료, 수리비와 같은 유지비, 자동차세, 통행료 등을 경비 처리할 수 있습니다.
- 차량 구입 : 구입비용에 대해 5년간 정액법으로 감가상각하여 경비 처리, 세금계산서 발행 필요
- 차량 렌트 : 차량 렌트비에 대해 경비 처리, 세금계산서 발행 필요
- 차량 리스 : 차량 리스비에 대해 경비 처리, 계산서 발행 필요
복식부기 대상 사업자의 경우, 운행 일지를 작성했다면 업무상 사용 금액만큼 보험료와 유지비를 경비 처리할 수 있습니다. 운행 일지를 작성하지 않았다면, 연간 최대 1500만 원까지만 경비 처리할 수 있습니다.
간편장부 대상 사업자는 운행 일지를 작성할 의무가 없으며 업무상 지불한 비용만큼 경비 처리할 수 있습니다.
5) 접대비
업무와 관련된 접대나 교제를 위해 지출한 비용도 경비로 인정받을 수 있습니다. 예를 들어 접대 목적의 식사비나 선물 구입비를 경비로 처리할 수 있습니다.
단, 업무와 직접적인 관련이 있어야 하며, 1만원 이상의 지출에 대해서는 세금계산서, 계산서, 법인 명의의 신용카드 매출 전표, 현금영수증 등을 보관해야 합니다.
6) 경조사비
결혼식이나 장례식 등 거래처와 관련된 경조사비는 최대 20만원까지 경비로 인정받을 수 있습니다. 이때, 증빙을 위해 청첩장이나 부고 문자를 보관하고 있어야 합니다.
7) 기부금
기부금도 경비로 인정받을 수 있으며, 필요 경비로 처리하는 방법과 소득공제 중 하나를 선택할 수 있습니다. 다만 기부금 종류(법정기부금, 지정기부금 등)에 따라 경비 처리 한도액이 정해져 있으니 참고하시기를 바랍니다.
8) 대출이자 비용
사업 운영을 위해 금융기관에서 대출을 받았다면, 그 대출금에 대한 이자는 경비로 처리할 수 있습니다. 이때 이자 납부를 증명하는 서류와 장부에 기록이 필요하며, 자산을 초과하는 대출금에 대한 이자는 경비로 처리할 수 없습니다.
2. 경비 처리 인정받기 위한 준비물
경비로 인정받으려면 해당 비용에 대한 ‘적격증빙자료’가 필요합니다. 아무리 사업 목적으로 지출했다고 해도 ‘적격증빙자료’가 없으면 거래 사실을 증명할 수 없어 경비 처리를 할 수 없습니다.
경비 처리에 필요한 적격증빙에는 (전자)세금계산서/계산서, 신용카드/체크카드 전표(영수증), 현금영수증, 원천징수 영수증/지급명세서 등이 있습니다.
1) (전자)세금계산서/계산서
(전자)세금계산서와 계산서는 사업자 간의 거래를 증명하는 증빙자료입니다. 세금계산서는 부가가치세를 납부하는 과세사업자가 발행하고, 계산서는 면세사업자가 발행합니다.
세금계산서/계산서에는 거래처의 정보(상호, 사업자 등록번호 등)와 거래 정보(품목, 수량, 단가 등)가 자세히 기록되어 있습니다. 따라서 사업자 간 거래가 발생했을 때는 반드시 세금계산서/계산서를 받아야 합니다.
예시) 차량 취득 세금계산서, 공과금 세금계산서, 매입 세금계산서 등
2) 신용카드/체크카드 전표(영수증)
사업 비용을 신용카드 또는 체크카드로 지불했다면 전표나 영수증을 적격증빙으로 활용할 수 있습니다.
사업용 신용카드/체크카드를 사용하는 게 가장 좋은 방법입니다. 세금 신고 시 사업용 카드 기록만 검토하면 되어서 자료 정리에 들어가는 시간을 크게 줄일 수 있어요.
만약 사업용 카드가 없다면 사업주 명의로 된 카드를 쓰는 게 좋습니다. 직원 카드로 결제했어도 경비 처리는 가능하지만 해당 비용이 사업 목적으로 사용됐음을 증명해야 합니다.
예시) 사무실 비품 구입 비용, 접대비 등
3) 현금영수증
부득이하게 현금으로 지출하는 경우에는 현금영수증을 받아야 경비 처리를 할 수 있습니다. 사업자등록번호로 현금영수증을 발급받으면 홈택스에서 해당 내역을 조회할 수 있어요.
4) 원천징수 영수증/지급명세서
사업자가 인건비를 경비 처리하려면 원천징수 영수증과 지급명세서가 있어야 합니다. 원천징수 영수증은 근로자에게 급여를 지급하면서 원천세를 징수했다는 것을 증명하는 서류입니다.
예시) 근로소득 원천징수영수증, 근로소득 지급명세서
3. 가장 중요한 건 바로 장부 작성이에요
이제 경비(비용)처리가 가능한 지출이 무엇이고, 어떤 서류가 필요한지 잘 아셨나요?
경비 인정을 받기 위해서는 적격증빙자료가 있어야 하지만 그에 못지않게 중요한 게 또 하나 있습니다.
바로 ‘장부’입니다.
원칙적으로 사업자의 모든 경비 내역은 장부에 기록해야 합니다. 장부 기록은 복식부기 방식이 기본이지만, 매출액 규모가 작은 사업자는 간편장부 방식으로도 기장할 수 있습니다.
만약 간편장부 대상자인데 복식부기로 작성했다면 ‘기장세액공제'라 하여 소득세의 20%를 공제받을 수 있습니다.
또한 사업 초기에 비용을 많이 지출하여 적자가 났다면, 장부에 해당 내역을 기록하고 다음 해 종합소득세 신고에서 적자 금액만큼 소득금액에서 차감할 수 있습니다. 이를 ‘이월결손금 공제'라고 합니다.
장부가 없으면 ‘추계신고'라 하여 정부에서 정한 기준/단순경비율로 계산하여 소득세를 산출하는데요, 이때는 사업자가 실제로 지출한 경비를 인정 받기가 어려워서 결과적으로 세금을 더 내야 할 수도 있습니다. 그러므로 아무리 바쁘다고 하더라도 절세를 위해서는 장부를 꼭 작성해 주셔야 합니다.
하지만 개인사업자가 직접 장부도 작성하고 적격증빙자료도 일일이 관리하기에는 너무 바쁜 게 현실입니다.
어떤 분들은 엑셀로 장부를 만들어서 기록하기도 하고 적격증빙자료는 종이로 모아서 관리하기도 하는데요, 이러면 당장 들어가는 비용은 적어도 금액을 잘못 입력할 수 있고 증빙자료를 분실할 수 있습니다.
그래서 많은 개입사업자가 이러한 리스크를 줄이면서 정확하고 빠르게 장부 작성을 하기 위해 경리 솔루션을 이용하고 있습니다.
아이퀘스트의 AI 경리 솔루션인 [AI얼마경리]를 이용하면 장부 작성과 적격증빙자료 관리 업무를 쉽고 빠르게 처리할 수 있습니다.
[AI얼마경리]에 사업자번호와 카드, 통장을 등록하면, [AI얼마경리]의 인공지능 기술이 자동으로 거래 내역을 수집하고 전표 처리까지 정리해 드립니다.
여기에 [AI얼마경리]의 인공지능 자동분개 기능을 적용하면 회계 지식 없이도 복식부기 회계장부를 만들 수 있습니다.
또한 근로자를 고용하고 있다면 매달 급여를 지급하실 텐데요, 급여를 지급할 때마다 반복되는 세금 계산도 [AI얼마경리]가 자동으로 처리해 드립니다.
그리고 세금계산서와 현금영수증, 카드 전표, 원천징수영수증, 지급명세서 등 적격증빙자료도 [AI얼마경리]에서 관리할 수 있어, 분실 위험을 크게 줄일 수 있고 세무신고 자료도 빠르게 작성할 수 있습니다.
지금까지 개인사업자가 종합소득세 신고 시 경비(비용) 처리를 받을 수 있는 항목에 관해 함께 알아봤어요. 똑똑한 지출과 절세로 많은 개인사업자분이 안정적으로 사업을 성장시키시길 바랍니다.
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