여러분은 전자계약·전자서명 시스템을 어떻게 이용하고 계신가요? 혹시 기업 간 계약서 작성에만 전자계약·전자서명 시스템을 이용하시나요?
전자계약·전자서명 시스템은 계약서 작성 외에도 기업 내 다양한 업무에 적용할 수 있습니다. 지금 이 순간에도 많은 담당자가 전자결제를 올리고 전자서명을 받고 있죠.
전자계약·전자서명 시스템은 사용하기 쉽고 적용할 수 있는 업무폭이 넓은 만큼, 활용법을 잘 알고 있으면 전체 업무 효율성을 크게 향상할 수 있습니다.
그래서 이번 글에서는 전자계약·전자서명 시스템을 어떤 업무 및 분야에 활용할 수 있는지 [얼마에요]와 함께 구체적으로 알아보도록 하겠습니다.
공사계약서, 협업 계약, 부동산 계약 등 업무 계약을 편리하게
당연하겠지만 전자계약·전자서명 시스템을 활용할 수 있는 대표적인 분야가 바로 ‘계약 업무’입니다.
대표님들은 아시겠지만, 기업을 운영하는 과정에서 수많은 계약서를 검토하고 체결해야 합니다. 부서별·업무별로 검토해야 하는 계약서도 굉장히 다양하죠.
- 사무실 임대를 위한 부동산 계약서
- 외주 서비스 구매를 위한 에이전시와의 협업 계약서
- 신규 고객 등록을 위한 계약서
- 건설 회사라면 공사계약서
- 프랜차이즈라면 가맹 또는 라이선스 계약서
- 제조업 회사라면 납품·위탁 생산 계약서
이렇듯 다양한 부서와 업무에 대한 계약서를 검토하고, 체결된 계약서는 따로 관리해야 합니다.
기존에 종이 계약서를 사용했을 때는, 매번 등기로 서류를 주고받아야 했기 때문에 시간적·금전적 비용이 상당히 소모됐었습니다.
스캔해서 보내더라도 파일이 깔끔하지 않아 계약서를 검토하는데 차질이 빚어지기도 했죠. 게다가 각 부서 또는 업무마다 사용하는 계약서 양식이 모두 다르고, 시간이 흐를수록 쌓이는 계약서 양이 상당했기에 보관하는 데도 어려움을 겪었습니다.
하지만 전자계약·전자서명 시스템이 도입되면서 이러한 문제점들이 상당 부분 해결됐습니다. 전자서명으로 깔끔하게 날인이 가능해졌고 비효율적인 서류 전달 과정이 사라졌습니다.
또한 전자계약·전자서명 시스템을 이용하면 모바일로 어디서든 계약서를 검토할 수 있어서, 업무의 유연성도 증가하고 계약 업무 시간을 대폭 감소시킬 수 있습니다.
근로계약서, 연봉계약서, 개인정보동의서, 재직증명서 등 HR 인사 업무 효율화
전자계약·전자서명 시스템을 가장 잘 활용할 수 있는 분야가 바로 'HR 인사 업무'입니다.
HR 인사팀은 채용부터 퇴사까지 기업 내 근로자를 관리하는 업무가 대부분인데요, 이 과정에서 근로자와 수많은 서류를 주고받아야 합니다. 대표적인 예시로 아래와 같은 서류가 있습니다.
- 근로계약서
- 연봉계약서
- 개인정보 수집·이용·제공 동의서
- 비밀유지 서약서
- 보안 서약서
- 연차신청서
- 연차사용 촉진서 또는 연차사용 계획서
- 사직서
- 재직증명서
- 기타 인사 관련 서류
새로운 직원을 채용할 때마다 근로계약서와 연봉계약서, 개인정보 동의서를 작성해야 하죠. 이때 채용 규모가 크면 종이 계약서보다는 전자계약서로 전자서명을 받는 게 훨씬 비용도 적게 들고 서명도 더 빠르게 받을 수 있습니다.
특히 HR 인사 업무에서는 연봉계약서나 보안 서약서, 연차사용 촉진서와 같이 매년 전 직원을 대상으로 정기적으로 작성해야 하는 서류도 있습니다.
전자계약·전자서명 시스템을 이용하면 온라인으로 일괄적으로 전달할 수 있어서, 지역에 따라 시간이 오래 걸리는 일도 없고, 직원들을 일일이 대면할 필요도 없어서 업무 처리 속도를 크게 끌어올릴 수 있습니다.
B2B 거래 업무 : 세금계산서, 거래명세표, 발주서, 견적서 등 B2B 거래를 쉽고 빠르게
전자계약·전자서명 시스템은 여러 업무에서 활용할 수 있지만, 특히 B2B 거래 업무에 효과적으로 활용할 수 있습니다.
B2B 거래에서는 협업 계약서나 세금계산서, 거래명세표, 발주서, 견적서 등 수많은 증빙서류를 주고받는데요, 거래가 원활하게 진행되기 위해서는 이러한 증빙서류들이 오고 가는 시간을 최소화해야 합니다.
전자계약 시스템을 활용하면 위와 같은 증빙서류들을 전자문서로 전달하여 훨씬 쉽고 빠르게 서명을 받을 수 있습니다.
또한 증빙서류들은 기업 간 거래 사실을 실질적으로 증명해 주는 매우 중요한 증거자료입니다. 향후 대금 미지급과 같은 분쟁이 발생하게 되면 양측이 서명한 세금계산서나 거래명세표 유무에 따라 보상 금액이 달라질 수도 있어요.
따라서 증빙서류는 반드시 양측이 서명한 후 안전한 장소에 보관해 주셔야 하는데요, 아무래도 종이 계약서는 분실되거나 위변조되기가 쉽죠.
전자서명 시스템을 이용하면 모든 전자문서가 시스템 클라우드에 저장됩니다. 원하는 증빙자료를 필요할 때마다 쉽게 검색해서 찾을 수 있고, 위변조를 막기 위한 보안 솔루션도 있어 종이 계약서보다 훨신 안전하게 보관할 수 있습니다.
지금까지 전자계약·전자서명 시스템을 어떤 업무 및 분야에 활용할 수 있는지 함께 알아봤습니다.
이처럼 전자계약·전자서명 시스템의 활용 범위는 무궁무진합니다. 그래서 일 잘하는 기업들은 모두 전자계약·전자서명 시스템을 적극적으로 활용하고 있습니다.
만약 지금 전자계약·전자서명으로 업무 프로세스와 생산성을 개선하고 싶다면, 아이퀘스트 전자계약·전자서명 시스템 [얼마싸인]으로 시작해보세요!
이메일과 카카오톡, 문자 메시지 등 모바일 환경에 맞게 다양한 전자계약서를 작성하여 전달할 수 있고, [얼마에요 ERP]와 연동하여 B2B 거래 편의성을 한 단계 끌어올릴 수 있습니다.
아이퀘스트 [얼마싸인]이 궁금하시다면, 지금 빠르게 문의주시기를 바랍니다.
아래 배너 클릭 후 '제품상담'을 신청하시면 도입 및 혜택 안내를 1:1로 받아보실 수 있습니다.
'ERP 활용백서 > 전자계약·전자서명' 카테고리의 다른 글
| 가맹점주 동의서? 성장하는 본사는 이렇게 가맹사업법을 지킵니다 (0) | 2024.08.29 |
|---|---|
| 프리랜서 계약서 작성방법과 법률적 주의사항을 알려드려요(feat. 전자계약서) (0) | 2024.08.29 |
| 공사계약서(표준도급계약서) 작성방법 팁, 이제 전자계약서로 안전하게 관리하세요 (0) | 2024.08.29 |
| 전자서명을 더 쉽고 안전하게! 전자계약 시스템 '얼마싸인'을 소개합니다 (0) | 2024.08.29 |
| 전자서명·전자계약 시스템이 안전한 이유(feat. 공개키 암호화, 블록체인, HTTPS/SSL 인증서) (0) | 2024.08.29 |