직원 채용과 기업 운영에 있어서 중요한 부분을 차지하는 게 바로 복리후생이에요. 복리후생은 직원들의 복지를 향상하고, 회사의 근로 환경과 업무 효율성을 개선하는 데 중요한 역할을 하기 때문이죠.
그래서 많은 기업이 복리후생으로 상당한 비용을 지출해요. 하지만 복리후생비를 회계처리 할 때 구체적으로 어떤 항목들이 복리후생비에 해당하는지, 이를 어떻게 처리해야 하는지 헷갈리는 분들이 있을 거예요.
그래서 오늘은 [얼마에요ERP]와 함께, 회사에서 직원들에게 제공할 수 있는 복리후생비 항목과 그 비용 처리 방법에 대해 알아볼게요.
1. 회사에서 제공할 수 있는 복리후생비 항목
회사에서 제공할 수 있는 복리후생비는 다양한 항목이 있지만, 대표적인 복리후생비 항목들은 다음 9가지입니다.
- 식대
- 건강보험료와 고용보험료
- 직장체육비, 직장연예비 등 사내행사비
- 회사가 임직원에게 지출한 건강검진비와 의료비
- 경조사비
- 선물비
- 사내 시상금
- 학자금 보조금
- 휴대폰 요금
이렇게 보니 복리후생비의 종류가 굉장히 다양하죠? 복리후생비는 종류도 다양하지만 사용 금액과 제공 방식, 유형에 따라 비용 처리 방식이 달라집니다. 그래서 각 항목마다 어떻게 비용 처리를 해야 하며, 어떤 증빙자료가 필요한지 정확하게 알고 있어야 해요.
2. 복리후생비 비용 처리 방법
그럼 각 복리후생비를 어떻게 비용 처리할 수 있는지 하나씩 자세히 알아보겠습니다.
1) 식대
식대는 가장 일반적인 복리후생비로 말 그대로 회사에서 제공하는 식사비용이에요.
식대를 지급하는 방식은 2가지가 있어요. 하나는 급여에 식대를 포함하는 방식이에요. 월 20만원까지 근로소득 비과세로 처리할 수 있고, 회사는 해당 식대만큼 비용처리 할 수 있어요. 이 경우 식사는 직원이 알아서 해결해야 해요.
다른 하나는 급여에 식대를 포함하지 않고 직접 식사를 제공하는 방식이에요. 이 경우에도 식대 비용을 모두 비용처리 할 수 있어요.
2) 건강보험료와 고용보험료
4대 보험 중 건강보험료와 고용보험료는 회계상 복리후생비에 포함돼요. 비과세 근로소득에 해당하므로 납부 고지서를 보관하면 됩니다.
3) 직장체육비, 직장연예비 등 사내행사비
직장 내 행사나 회식, 산행, 체육대회 등등 회사가 주최하는 행사비는 거래 상대방이 사업자라면 세금계산서와 같은 적격증빙을 수취해야 해요.
단, 행사를 위해 입장권이나 승차권, 승선권을 구매한 경우에는 [지출증빙서류수취특례]에 따라 적격증빙 수취 의무가 면제돼요.
사업자가 아닌 경우에는 사업소득으로 원천징수하고 지급해요.
4) 회사가 부담한 임직원의 건강검진비와 진료비
회사가 부담하는 임직원의 진료비도 복리후생비에 포함하는데, 진료를 한 병원의 유형에 따라 비용 처리 방법이 달라집니다.
진료 병원이 의료법인인 경우에는 계산서를 수취해야 해요. 개인 의원이라면 지급액의 3.3%(사업소득)를 원천징수 해야 하며, 계산서 수취 여부는 관계 없습니다.
보통 임직원 대신 의료비를 부담하거나 의료비 지원금을 지급한 경우에는 근로소득에 포함하여 원천징수 합니다.
반면 정기적으로 실시하는 건강건진에 부담하는 비용은 근로소득이 아닌 복리후생비로 포함시킬 수 있어요.
단, 모든 임직원이 동일한 건강검진을 받아야 하며, 임직원들 간에 차별이 있다면 차액분만큼 해당 임직원의 근로소득으로 과세할 수 있어요.
5) 경조사비
임직원의 결혼식이나 장례식과 같이 회사 내부규정에 따라 임직원에게 경조사비를 지급하는 경우 복리후생비로 처리할 수 있어요. 사회 통념상 범위 내 금액이라면 한도 제한도 따로 없어요.
이때 증빙서류는 지출결의서나 경조사비 지급내역서 등 서류에 청접장이나 부고장, 카카오톡, 문자 내역을 첨부하면 됩니다.
단, 거래처에 지급하는 경조사비는 복리후생비가 아니라 접대비로 처리해야 하며, 건당 20만원 이내일 때 비용 처리할 수 있어요. 만약 20만 원을 초과하게 되면 전액 비용 처리가 불가하다는 점을 꼭 기억해 주셔야 해요.
6) 선물비
명절이나 임직원 생일, 창립 기념일 등을 기념하기 위해 임직원에게 선물을 지급하는 회사가 많죠. 임직원 선물비의 경우에는 현금이든 현물이든 모두 근로소득에 해당해요.
따라서 별도의 세금계산서를 수취할 필요가 없으며 해당 금액만큼 근로소득에서 원천징수 한 후 원천징수영수증을 보관하면 됩니다.
그런데 종종 사업자가 사업 목적으로 구매한 재화를 임직원에게 선물로 주는 경우가 있어요. 이때는 해당 선물비에 대해 부가가치세가 과세되며, 부가가치세 과세표준은 시가로 하여 기타 매출로 신고해야 해요. 단, 세금계산서 발급 의무는 없습니다.
사업자가 자기 사업을 위해 구매한 상품권이나 농·축·수·임산물을 임직원에게 선물로 주는 경우도 있죠. 상품권은 재화 또는 용역 공급이 아니며 농·축·수·임산물은 면세 품목이라 부가가치세가 과세되지 않습니다.
그래서 해당 품목을 선물로 줄 때는 별도의 부가가치세가 과세되지 않고 근로소득으로 과세되며 원천징수영수증을 보관한 후 비용 처리하면 됩니다.
7) 사내 시상금
연말이나 성과 달성을 기념으로 임직원에게 시상금을 지급하기도 하죠. 사내 시상금은 ‘업무와 관련된 상금’과 ‘업무와 관련 없는 상금'으로 구분할 수 있어요.
업무와 관련된 상금은 임직원의 근로소득으로 과세됩니다. 따라서 별도의 적격증빙 없이 근로소득에서 원천징수 한 후 근로소득 원천징수영수증을 보관하여 비용 처리하면 됩니다.
업무와 관련 없는 상금은 기타소득에 해당하므로 4.4%를 원천징수 하여 지급한 후 원천징수영수증을 갖고 비용 처리할 수 있어요.
8) 학자금 보조금
자녀 학자금 보조금은 임직원의 근로소득에 해당합니다. 따라서 근로소득세에서 원천징수 한 후 근로소득 원천징수영수증을 보관하여 비용 처리하면 됩니다. 별도의 적격증빙이나 정규 지출증빙은 필요하지 않습니다.
직원 교육비의 경우에는 해당 교육이 업무와 연관성이 있을 때 복리후생비 또는 교육훈련비로 처리할 수 있어요.
9) 휴대폰 요금
임직원의 업무를 위해 회사가 직접 휴대폰을 구입하고 요금까지 지급해 주기도 하고, 휴대폰 요금만 지원해 주는 경우가 있어요.
이때 휴대폰 소유자가 누구고, 어떻게 지원을 해주느냐에 따라 회계처리 방식이 달라져요.
- 회사 소유 휴대폰을 임직원이 사용하고, 회사가 요금을 지급 = 통신비로 처리하며, 휴대폰 요금 청구서로 증빙(업무 수행상 통상 필요하다고 인정되는 부분을 초과하면 급여 등 인건비로 처리)
- 직원 소유 휴대폰을 직원이 업무 목적으로 사용하고, 회사는 휴대폰 요금을 보조금으로 지급하는 경우 = 급여 등 인건비로 처리하고 원천징수영수증으로 증빙
- 회사가 구입한 휴대폰을 직원에게 무상으로 제공하고, 휴대폰 요금을 회사가 지급하는 경우 = 급여 등 인건비로 처리하며, 휴대폰 단말기 구입비와 가입비는 세금계산서 등 적격증빙을 수취하고 휴대폰 요금은 요금 청구서로 증빙
3. 복리후생비도 증빙자료를 갖춰야 해요
모든 비용 지출이 다 그렇듯이 복리후생비도 당연히 지출 증빙자료를 갖추고 있어야 해요. 그래야 해당 비용이 실제로 복리후생 목적으로 사용되었음을 증명할 수 있어요.
복리후생비는 비용 항목이 많은 만큼 항목에 맞는 증빙자료를 갖추고 있어야 해요. 복리후생비 증명에 필요한 증빙 자료 종류들을 알아볼게요.
1) 적격증빙
적격증빙에는 세금계산서와 계산서, 신용카드 매출전표, 현금영수증 등 4가지가 포함됩니다. 복리후생을 제공하는 과정에서 적격증빙이 필요한 경우가 있어요.
예를 들어, 식대를 현물로 제공했을 때 지출 건당 금액이 3만 원을 초과하는 경우, 진료비 지급 상대방이 의료법인인 경우, 직원용 휴대폰을 구입하는 경우, 거래 상대방이 사업자인 경우에 적격증빙을 수취해야 해요.
그 외 복리후생 목적으로 사업용 카드나 통장 등 사업용 결제 수단으로 결제하는 경우에도 적격증빙을 보관하고 있어야 해요.
2) 원천징수영수증
다음으로 챙겨야 하는 증빙서류가 바로 원천징수영수증이에요. 대부분의 복리후생비는 근로소득에 해당하고, 일부 개인 의원에 대한 진료비 지급이나 업무와 관련 없는 상금의 경우에는 사업소득에 해당해요.
근로소득에 해당하면 근로소득 원천징수영수증, 사업소득에 해당하면 사업소득 원천징수영수증을 증빙자료로 보관하고 있어야 해요.
3) 영수증, 고지서, 청구서 등 지출 사실을 확인할 수 있는 서류
그 외 기타 복리후생비의 경우, 지출 영수증이나 고지서, 요금 청구서, 청첩장, 부고장 등 지출 사실을 확인할 수 있는 서류들을 보관하고 있어야 해요.
이렇듯 복리후생비마다 구비해야 하는 증빙서류가 다릅니다. 게다가 임직원 수가 늘어날수록 복리후생비 지출도 늘어나기 때문에 항상 꼼꼼하게 증빙서류를 보관하고 있어야 해요.
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그리고 [얼마에요ERP]로 전자세금계산서 발행과 수취가 가능하며, 홈택스와 연동하여 전자세금계산서 내역을 조회하여 관리할 수 있어요.
복리후생비를 근로소득에 과세하는 경우에는 해당 금액만큼 임직원 급여에 포함해야 해요. [얼마에요ERP]에 임직원 정보가 등록되어 있으면, 복리후생비만큼 급여를 수정하여 지급할 수 있어요.
해당 임직원에 대한 근로소득 원천징수영수증도 [얼마에요ERP]에 저장되므로, 추후 비용 처리 시 조회하여 활용할 수 있어요.
사업소득으로 비용 처리하는 경우에는 사업소득 원천징수영수증이 필요하죠. 당연히 [얼마에요ERP]에서 사업소득으로 복리후생비를 지급할 수 있고, 사업소득 원천징수영수증도 [얼마에요ERP]에서 관리할 수 있어요.
임직원 수가 많고 복리후생 처리 건수가 많아지면 혹시나 증빙자료들을 놓칠 수 있는데, [얼마에요ERP]를 이용하면 그럴 걱정 없이 증빙자료들을 모두 관리할 수 있어요.
지금까지 복리후생비 항목 종류와 비용 처리 방법에 관해 알아봤어요.
적절한 복리후생은 임직원의 근로의욕을 고취하는 만큼, 복리후생비용을 효과적으로 관리하고 회계 기준에 맞게 올바르게 처리하여 재무 상태를 투명하게 유지하시길 바랍니다.
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