근로계약서 전자서명(전자근로계약서) 견적 문의하기 전 꼭 체크해야 할 4가지

근로계약서 전자서명(전자근로계약서) 견적 문의하기 전 꼭 체크해야 할 4가지

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요즘 전자근로계약서가 보편화되고 있죠. 여러분의 회사도 전자서명 시스템을 제대로 준비하고 계신가요?

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근로계약서는 고용인과 피고용인의 정보와 책임 등 민감한 내용이 명확히 드러나는 중요한 문서라, 예전에는 반드시 대면으로 서명을 주고받아야만 안전하다고 생각했어요.

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하지만 전자근로계약서로 인쇄와 보관의 번거로움도 줄이고, 계약 체결 속도를 높여 업무 효율성이 향상되면서 전자서명 솔루션이 훨씬 매력적인 선택지가 되고 있어요.

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다만 전자근로계약서를 제대로 도입하기 위해서는 신중히 점검해야 할 사항들이 있어요. 아무리 좋은 기능을 갖춘 서비스라도, 계약서 양식이나 내부 보안 요건 등 우리 회사에 알맞지 못하면 도입하기 힘들거든요.

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그래서 오늘은 [얼마싸인]이 전자근로계약서 솔루션을 알아볼 때 반드시 확인해야 할 핵심 요소 4가지를 정리해봤어요.

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1. 기존 근로계약서 양식을 그대로 활용할 수 있는가?

전자근로계약서를 도입할 때 가장 먼저 확인해야 할 점은 바로 기존 근로계약서 양식을 그대로 사용할 수 있는지 여부예요. 왜 이게 중요할까요?

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회사마다 사용하는 근로계약서 양식이 조금씩 다릅니다. 어떤 곳은 기본적인 인적 사항만 기재하면 되지만, 다른 곳은 급여와 복지, 근무 형태 등 다양한 항목이 별도로 표시되기도 해요.

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또 어떤 회사는 근로계약서 안에 급여 항목이 상세하게 기재되어 있지만, 연봉계약서를 따로 작성하는 회사도 있어요.

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그렇다면 전자서명 솔루션에서 계약서를 새로 작성하기 보다는, 기존에 사용하던 근로계약서 양식을 그대로 쓸 수 있으면 더 좋겠죠.

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만약 새로운 시스템이 기존 양식을 지원하지 않는다면, 문서 템플릿을 다시 만들어야 해서 시간이 꽤 걸리고, 실무 담당자 입장에서도 추가 업무가 늘어날 수밖에 없어요.

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따라서 처음 견적 문의를 할 때부터 “우리가 사용하는 계약서가 문제없이 적용되는지”를 꼭 물어보는 걸 추천해요. 그래야 채용에 투입하는 업무 시간을 줄여 채용 리드타임을 단축할 수 있어요.

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✅ 체크포인트

• 기존 PDF 또는 한글(HWP), 워드(DOCX) 파일을 업로드해 사용할 수 있는가?
• 전자서명을 추가해도 계약서 서식이 깨지지 않는가?(특히 서명 위치가 뒤바뀌지 않도록 주의)
• 계약서 양식에 따라 맞춤 설정이 가능한가?

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💡 TIP: 양식에 맞춰 필수 입력란(이름, 근무 조건 등)을 자동 설정할 수 있는지도 좋아요.

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기존 양식을 활용할 수 있다면 도입 과정이 훨씬 간단해져요. 시간을 아끼고 싶다면 이 점을 꼭 물어보세요!

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2. 상대방이 쉽고 안전하게 전자서명을 할 수 있는가?

전자서명은 직원 입장에서도 편하고 안전하다고 느껴야 해요. 전자근로계약서라고 해서 서명 절차가 복잡하면, 오히려 대면 서명보다 불편하다고 느낄 수도 있어요.

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특히 계약 상대방(근로자)이 별도의 프로그램을 추가 설치하지 않고도 간편하게 서명할 수 있어야 합니다.

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그래서 전자서명 솔루션을 고를 때는, 상대방이 간단한 절차만으로도 계약서를 열람하고 서명할 수 있는지가 아주 중요해요. 예를 들어 모바일로 링크 하나만 받아서 바로 서명할 수 있다면 훨씬 편리하겠죠?

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그리고 보안성도 놓치면 안됩니다. 전자서명을 할 때는 공동인증서나 카카오톡 외에도 휴대폰 본인인증, PASS 앱, 일회용 비밀번호 등 다양한 방식을 통해 본인 확인을 할 수 있어야 해요.

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견적을 문의할 때는 “우리는 근로자나 계약 상대방이 어떤 기기로든 쉽게 접근하고, 안전하게 서명할 수 있기를 원한다”라는 점을 강조해 보는 게 좋아요.

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✅ 체크포인트

• 모바일 및 PC에서 별도 프로그램 설치 없이 서명 가능한가?
• 인증 절차가 복잡하지 않고 간편한가?
• 법적 효력이 인정되는 인증 방식(공동인증서, 카카오톡 인증 등)을 지원하는가?
• 해킹 걱정 없는 데이터 보안 및 백업 기능이 적용되어 있는가?

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3. 전자계약서 서명이 완료되면 '읽기 전용' 파일로 바로 공유 되는가?

전자근로계약서는 서명만 끝나면 모든 절차가 마무리되는 게 아니라 그 이후 관리가 더 중요해요.

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서명을 마친 뒤에 혹시 계약 내용이 임의로 수정되거나, 서명 파일이 변경 가능한 상태로 남아있다면 계약서가 위ᐧ변조 될 수 있고 법적 효력에 문제가 생길 수 있거든요.

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그래서 전자서명으로 근로계약서를 체결했다면 수정이 불가능하도록, 바로 ‘읽기 전용(PDF 등)’ 상태로 문서가 공유되어야 안전해요.

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만약 전자서명 솔루션에서 최종 서명본을 생성하고, 자동으로 그 파일을 읽기 전용으로 공유해 준다면 아주 편리하겠죠? 서명 후 바로 직원과 회사 양쪽에 자동 공유되면 따로 파일 보내는 수고도 덜 수 있어요.

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✅ 체크포인트

• 서명 완료 후 PDF 형식의 읽기 전용 문서로 변환되는가?
• 계약 체결 후 문서 수정이 불가능한가?
• 전자서명 후 즉시 계약 당사자에게 자동 공유되는가?
• 공유된 파일의 열람 기록이 남는지 확인하세요.
• 필요시 출력이나 다운로드가 가능한가?

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[얼마싸인]은 이런 요구사항을 완벽히 충족시키는 솔루션이에요. 서명 완료와 동시에 읽기 전용 PDF로 변환되어 자동 공유되며, 모든 열람 및 다운로드 기록이 남아 추적이 가능하답니다.

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4. 모든 데이터가 안전하게 보관되는가?

근로계약서는 개인정보와 급여 정보 등 민감한 내용이 담겨 있어요. 데이터 유실이나 해킹 등의 사고를 방지하려면 클라우드 저장 및 보안 인증이 철저한 솔루션을 선택해야 해요.

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이를 위해서는 전자서명 솔루션 운영사가 충분한 보안 기술을 갖췄는지 안전한지 확인해야 해요.

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예를 들어 서버 자체가 보안 인증을 받았는지, 데이터 암호화 기술을 적용하고 있는지, 혹은 물리적인 서버 접근을 어떻게 통제하는지가 중요해요. 안정적인 클라우드 환경을 운영하고 있는지도 빼놓지 말고 체크해야 겠죠.

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또한 데이터 보관 기간 동안 문서가 잘 유지될 수 있어야 하고, 혹시나 분쟁이 발생했을 때 원본을 증빙할 수 있어야 합니다.

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이때 전자문서가 위·변조 없이 보관됐다는 점을 증명해 주는 기록(감사 로그 등)이 있다면 좋겠죠?

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이런 기능을 갖춘 솔루션이라면, 회사 내부에서도 “전자근로계약서를 도입해도 되나?” 하는 우려를 줄일 수 있습니다.

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✅ 체크포인트

• 계약 데이터가 암호화되어 안전하게 저장되는가?
• 법적 증빙 자료로 활용할 수 있도록 장기 보관이 가능한가?
• 국내외 보안 인증을 받은 안전한 서버를 사용하는가?
• 안정적인 클라우드나 데이터 암호화 기술을 사용하고 있는가?

 

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지금까지 전자근로계약서를 도입하기 전 반드시 챙겨봐야 할 네 가지 포인트를 살펴봤어요.

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한눈에 보면 단순해 보일 수도 있지만, 실제로 계약서 업무를 디지털화하는 작업은 의외로 세심한 준비가 필요하답니다.

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이 과정에서 “어떤 솔루션이 우리 회사에 적합할까?”라는 고민도 생기실 거예요. 다양한 전자서명 서비스가 있지만, 기업 규모나 업종, 그리고 내부 서명 프로세스에 맞춰 유연하게 대응해 줄 수 있는 업체를 만나야 해요.

아이퀘스트 전자서명・전자계약 솔루션 [얼마싸인]

 

근로계약서 전자계약, [얼마싸인]으로 쉽고 안전하게 서명하세요!

 

아이퀘스트의 [얼마싸인]은 오늘 알려드린 4가지 요건을 모두 충족하는 전자서명 솔루션입니다. 아무리 HR 초보라도 전자근로계약서를 손쉽게 진행할 수 있도록 다양한 기능을 갖추고 있어요.

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기존에 사용하던 근로계약서나 연봉계약서 양식을 그대로 [얼마싸인]에 업로드해 템플릿으로 저장할 수 있어요.

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계약을 체결할 때마다 한글이나 워드 파일을 따로 열 필요 없이, 이름, 주소 등 필요한 정보만 수정한 후 전자도장·서명 영역을 지정해 간편하게 서명 요청할 수 있죠.

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또한 기존처럼 계약 내용을 한글이나 워드 파일로 작성한 후, [얼마싸인]에 업로드해 전자도장·서명만 요청할 수도 있어요.

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전자도장은 기존에 사용하던 이미지 파일을 업로드해 활용할 수 있고, 전자서명은 [얼마싸인]에서 바로 생성해 사용할 수도 있습니다.

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계약서에 수정해야 할 부분이 생기더라도 언제든지 업데이트할 수 있으니 걱정할 필요 없어요.

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무엇보다 중요한 건 안전한 계약을 위한 보안 기능이겠죠. [얼마싸인]에서는 총 5가지 본인 인증 방법(자체 지정 비밀번호, 카카오톡, 문자메시지, PASS 앱, 공동인증서)을 제공해 계약자의 신원을 철저히 확인할 수 있어요.

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게다가 모든 전자계약서는 블록체인 네트워크에 암호화된 파일로 저장되어서 위변조를 방지할 수 있습니다.

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특히 데이터 저장소는 CSA Star Gold 등급과 MTCS Level 3를 획득하였고, CSAP, ISMS-P, ISO/IEC, SOC, PCIDSS 등 공인된 인증 기관을 통해 획득할 수 있는 국내외 다양한 보안 관련 인증을 보유한 저장소를 사용하고 있습니다. 그래서 보안 걱정을 할 필요가 전혀 없어요.

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그리고 사용자의 계정 도용, 악성코드 유입 및 실행, 정보 서비스의 방해 등을 위해 침해사고 대응팀을 상시 운영하고 있어서 안심하고 사용할 수 있습니다.

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전자근로계약서가 이제는 더 이상 선택이 아닌 필수인 시대예요.

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