거래처를 상대로 매입이나 매출 등 거래가 발생하면 거래를 입증하는 증빙 자료를 교환해야 합니다. 많은 분이 이 증빙 자료로 세금계산서를 떠올리실 겁니다. 실제로 세금계산서는 필수로 발행해야 하므로, 거래 기록을 남기기에 아주 유용합니다.
하지만 세금계산서는 말 그대로 부가세 징수 증빙을 목적으로 작성하는 것이어서, 거래 내역을 상세하게 기록하기는 어렵습니다. 이를 보완하기 위해, 세금계산서 외에 거래명세표(거래명세서)를 따로 작성하고, 세금계산서와 함께 거래처에 전달합니다.
그래서 정확한 거래 기록을 남기기 위해 세금계산서뿐만 아니라 거래명세표를 작성하는 법도 알아둬야 합니다. 그럼 거래명세표(거래명세서)가 구체적으로 무엇이며, 세금계산서와 어떤 점이 다른지, 그리고 어떻게 작성해야 하는지를 알아보도록 하겠습니다.
거래명세표(거래명세서)란 무엇인가요?
거래명세표(거래명세서)란 사업체 간에 제품 또는 서비스 거래가 발생했을 때, 공급자(판매자)와 공급받는 자(구매자)간의 거래 정보(재화의 수량, 단가, 거래 시기 등)를 구체적으로 작성한 문서를 말합니다. 거래명세서에 명시하는 거래 정보는 다음과 같습니다.
거래명세표 필수 정보
- 거래일자
- 공급자 정보(상호 또는 법인명, 성명, 사업장 주소, 전화, 팩스 등)
- 공급받는 자 정보(상호 또는 법인명, 사업장 주소, 전화, 부가세 포함 합계 금액 등)
- 거래한 제품 또는 서비스 내역(공급일, 품목, 규격, 수량, 단가, 금액, 공급가액, 세액 등)
- 인수자 & 납품자 성명 기재 및 서명
일반적으로 거래명세표는 세금계산서와 함께 전달합니다. 하지만 거래처와의 거래가 잦으면 매번 일일이 세금계산서를 발행하기가 어렵습니다.
그리고 이미 세금계산서를 발행했는데 물건에 하자가 있어서 반품되거나 할인을 해주고자 할 때, 기존의 세금계산서를 취소하고 다시 받기도 어렵죠. 마이너스 세금계산서를 발행하면 되지만, 번거롭기도 하고 세금계산서를 자주 취소하고 재발행하면 세무적으로 문제가 생길 수 있습니다.
그래서 보통 자잘한 거래는 거래명세표를 발급하고, 그 간의 발생한 거래를 모아 한 달에 한 번 세금계산서를 발급합니다.
거래명세표(거래명세서)와 세금계산서의 차이점
그럼 거래명세표(거래명세서)와 세금계산서의 차이점을 알아두면 좋겠죠. 지금부터 자세하게 알아보겠습니다.
법적 적격 증빙 여부
세금계산서는 세액공제 등의 법적 효력을 증빙하는 적격 증빙 문서입니다. 하지만 거래명세표(거래명세서)는 ‘사적 증빙' 자료이므로, 거래 사실을 증빙할 수는 있지만 이를 근거로 세액공제와 법적 증빙을 할 수는 없습니다.
필수 발행 여부
세금계산서는 부가가치세법 제32조에 따라 법적으로 공급자가 공급받는 자에게 반드시 발행해야 합니다. 만약 세금계산서를 깜빡하거나 제 시기에 발행하지 않으면 가산세를 물어내야 합니다. 반면 거래명세표는 사적 증빙 자료이므로, 공급자가 반드시 발행해야 할 의무는 없습니다.
거래명세표(거래명세서)를 작성할 때 알아두면 좋은 팁
거래명세표(거래명세서)와 세금계산서의 차이점을 알았으니, 이제 각각의 문서를 어떻게 활용하면 좋은지 감이 잡히셨을 겁니다. 마지막으로 거래명세표를 작성할 때 담당자분들이 알아두면 좋은 팁을 알려드리겠습니다.
거래명세표는 정해진 양식이 없어요
거래명세표는 따로 법적으로 정해진 양식이 없습니다. 그래서 회사마다 각자 원하는 양식으로 거래명세서를 만들 수 있어요. 다만 위에서 설명해드린 필수 항목(공급자, 공급받는 자, 공급 날짜, 품목, 규격, 수량, 단가, 금액, 세액, 서명 등)은 반드시 포함되어야 합니다.
거래명세표는 총 두 장을 발행하세요
거래명세표는 ‘공급자용’과 ‘공급받는 자용'으로 총 두 장을 발행합니다. 거래명세표 수급자가 헷갈리지 않도록 각각 빨간색(공급자용)과 파란색(공급받는 자용)으로 구분하고 있습니다.
공급자가 매출 신고를 하지 않아도 공급받는 자가 세액공제를 받기 위해 매입 신고를 하는 경우가 있습니다. 이때 거래명세표를 이용하여 신고 내역과 실제 거래 내역을 상호 검증 할 수 있습니다. 그러니 혹여나 잘못 발행하는 일이 없도록 주의하시기를 바랍니다.
지금까지 거래명세표(거래명세서)와 세금계산서의 차이점에 관해 알아봤습니다. 자사 스타일에 맞춰서 거래명세표 양식을 새로 만들 수도 있지만, 효율적인 업무를 위해 기존 양식이나 전자 거래명세표를 사용하는 게 훨씬 좋은 선택입니다.
아이퀘스트 [얼마에요 ERP]에서는 세금계산서뿐만 아니라 거래명세표를 전자/종이 양식으로 모두 발행할 수 있습니다. 별도로 양식을 작성할 필요 없이, 거래명세표 필수 정보만 입력하면 되므로 손쉽게 거래명세표를 발행할 수 있습니다.
그리고 [얼마에요 ERP]로 발행한 거래명세표는 시스템에 저장되어 필요할 때마다 다시 조회하거나 재발행하면서 관리할 수 있습니다.
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